PROHLÁŠENÍ O OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ ZÁKAZNÍKŮ CESTOVNÍ AGENTURY EXCLUSIVE HOLIDAYS S. R. O.
Toto prohlášení obsahuje informace, které se týkají zpracování osobních údajů při činnosti cestovní agentury Exclusive holidays s. r. o.
Ochrana a zpracování osobních údajů se od 25. 5 2018 řídí nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů).
Ochraně soukromí a osobních údajů našich zákazníků, uživatelů našich webových stránek a dalších fyzických osob, u kterých zpracováváme osobní údaje, věnujeme patřičnou pozornost. Tyto údaje považujeme za důvěrné a zachováváme o nich mlčenlivost. Klademe odpovídající důraz na bezpečnost při jejich zpracování, na výběr našich smluvních partnerů a dodržování zákonných pravidel.
Smyslem tohoto prohlášení je především informovat naše zákazníky:
- jaké osobní údaje při naší činnosti provozování cestovní agentury, jako zpracovatel, zpracováváme
- k jakým účelům, jakým způsobem a na základě jakých právních titulů tak činíme,
- kdo další může s vaším souhlasem či bez něj zpracovávat vaše osobní údaje,
- kde a jakým způsobem můžete o vašich zpracovávaných osobních údajích získat informace,
- jaká jsou vaše práva v oblasti ochrany osobních údajů.
1. Zpracovatel osobních údajů
Zpracovatelem vašich osobních údajů je cestovní agentura Exclusive holidays s. r. o. se sídlem V. J. Kašpara 562/48, Věkoše, 503 41 Hradec Králové, vedená u Krajského soudu v Hradci Králové spis. zn. C 26659 v Odboru Živnostenském (dále „zpracovatel“).
2. Jaké osobní údaje zpracováváme
Během činnosti cestovní agentury zpracováváme osobní údaje našich zákazníků. Požadujeme jen ty nezbytné údaje, které potřebujeme pro potřeby plnění smluvních povinností k (jako vyplnění smlouvy o zájezdu, nebo k jinému účelu (k prodeji letenek, ubytování, cestovního pojištění apod.), pro plnění zákonných povinností (jako je zákon o účetnictví) a pro zajištění oprávněných zájmů (jako je nabízení produktů a služeb, získávání zpětné vazby). Podle správce údajů (pořádající cestovní kanceláře) nebo poskytovaných služeb se rozsah údajů může lišit. Maximální rozsah zpracovávaných údajů je: jméno, příjmení, datum narození nebo rodné číslo, místo narození, státní příslušnost, adresa bydliště, emailová adresa, telefonní číslo, pohlaví, typ cestovního dokladu, číslo cestovního dokladu, datum a místo vystavení cestovního dokladu, datum ukončení platnosti cestovního dokladu, bankovní spojení, údaje týkající se speciálních požadavků klienta na přepravu, ubytování a jiné cestovní služby (např. zdravotní problémy).
3. Jaké jsou účely zpracování osobních údajů
Poskytnuté osobní údaje zpracováváme pouze v přiměřeném, relevantním a nezbytném rozsahu pro jeden nebo více účelů. Osobní údaje zpracováváme pro následující účely:
3.1. činnost cestovní agentury vedoucí k přeprodeji zájezdů cestovních kanceláří, k prodeji letenek, ubytování, cestovního pojištění či k zprostředkování pronájmu aut a poskytování dalších služeb. Osobní údaje k tomuto účelu poskytujete dobrovolně, ale bez jejich poskytnutí není možné uzavřít cestovní smlouvu či vám prodat jiné cestovní služby;
3.2. využití vašich fotografií, videozáznamů či recenzí pro marketingové účely zpracovatele, pokud mu udělíte výslovný souhlas;
4. Předávání osobních údajů třetím stranám
Pro účely zpracování smlouvy o zájezdu nebo poskytnutí cestovních služeb budou osobní údaje uvedené v bodě 2. v nezbytném rozsahu poskytnuty cestovním kancelářím, partnerským cestovním agenturám nebo jednotlivým dodavatelům cestovních služeb, a to zejména hotelům, penzionům, přepravním společnostem a pojišťovnám.
Pokud se cílová destinace nachází mimo země Evropského hospodářského prostoru, osobní údaje zákazníka poskytujeme v nezbytném rozsahu i příjemcům osobních údajů ve třetí zemi (leteckým společnostem, hotelům a dalším partnerům). Informace o tom, zda existuje rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně dat a dále informace o vhodných zárukách ochrany osobních údajů při předání osobních údajů do třetí země poskytneme na žádost zákazníka.
Osobní údaje jsou zpracovávány také zaměstnanci a stážisty zpracovatele. Naši zaměstnanci a stážisté jsou za účelem zachování tajemství o vašich osobních údajích smluvně vázáni k mlčenlivosti.
5. Ochrana osobních údajů
Vaše osobní údaje zpracováváme manuálně i automatizovaným způsobem. V zájmu ochrany poskytnutých osobních údajů jsme podnikli potřebná technická a bezpečnostní opatření tak, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich přenosu, změně či ztrátě nebo k jinému možnému zneužití. Tištěné dokumenty s osobními údaji jsou uložené v uzamykatelných prostorách a později jsou řádně skartovány, elektronické dokumenty jsou v řádně zaheslovaném počítači, přičemž heslo budeme často měnit.
Všechny osoby, které přijdou do styku s osobními údaji při plnění svých pracovních nebo smluvních povinností, jsou vázány mlčenlivostí jak o osobních údajích samotných, tak i o bezpečnostních opatřeních k jejich ochraně. Tato povinnost mlčenlivosti trvá neomezeně i po skončení zaměstnaneckého poměru nebo příslušného smluvního vztahu.
6. Doba zpracovávání údajů
Pro plnění smluvních povinností
Vaše osobní údaje (zejména identifikační, kontaktní, bankovní a finanční a dále údaje o využívání služeb) budou námi zpracovávány pouze po dobu trvání smluvního vztahu nebo po nezbytnou dobu. Tuto dobu nám určují zejména naši hlavní partneři – jednotlivé cestovní kanceláře zpravidla a může to být maximálně po dobu 5 let od návratu klienta z destinace.
Pro plnění zákonných povinností
Za účelem plnění svých zákonných povinností a vyplývajících z právních, účetních a daňových předpisů, kterým jsou zejména
• zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví (tento zákon upravuje požadavky na vytváření a zpracování účetních dokladů a souvisejících činností)
• zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty (tento zákon upravuje požadavky na vytváření a zpracování účetních dokladů a souvisejících činností)
• zákon č. 159/1999 Sb., o některých podmínkách podnikání a výkonu některých činností v oblasti cestovního ruchu
jsme povinni uchovávat vaše identifikační, kontaktní, bankovní a finanční údaje, které jsou součástí daňových dokladů, které jsme vám vystavili v souvislosti s poskytováním našich produktů a služeb. Tyto doklady obsahují Vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje o smluvním vztahu.
Ke zpracování uvedených osobních údajů nepotřebujeme váš souhlas. Výše uvedené osobní údaje budeme uchovávat po nezbytně potřebnou dobu od konce příslušného zdaňovacího období určenou právními předpisy.
Pro oprávněné zájmy
Abychom mohli poskytovat kvalitní služby používáme vaše osobní údaje (zejména identifikační, kontaktní, bankovní a finanční a dále údaje o využívání služeb) pro
- interní statistiku a evidenci (pro tento účel uchováváme osobní údaje po dobu 1 roku)
- kontrolu plnění našich i vašich smluvních povinností (pro tento účel uchováváme osobní údaje po dobu 1 roku)
- získávání zpětné vazby zejména o spokojenosti s poskytovanými službami (pro tento účel uchováváme osobní údaje po dobu 1 roku)
- nabízení našich produktů a služeb související s činností CA (pro tento účel uchováváme osobní údaje po dobu 1 roku)
- ochranu našich právních nároků (pro tento účel uchováváme osobní údaje po dobu promlčecích lhůt, tj. maximálně 15 let)
7. Práva při zpracování osobních údajů
K vašim osobním údajům máte mj. následující práva:
7.1. Právo na přístup
Můžete nás požádat o přístup k osobním údajům, které o vás zpracováváme.
7.2. Právo na opravu
Můžete nás požádat o opravu nepřesných nebo nekompletních osobních údajů, které o vás zpracováváme.
7.3. Právo na výmaz.
Podle kterého nás můžete požádat, abychom vymazali vaše osobní údaje, pokud dojde k některé z následujících situací:
7.3.1. Osobní údaje již nejsou nutné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány.
7.3.2. Pokud jste odvolali souhlas, na jehož základě byly vaše osobní údaje zpracovány, a neexistuje žádný jiný právní důvod pro jejich zpracování.
7.3.3. Pokud jste vznesli námitku proti zpracování vašich osobních údajů a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování.
7.3.4. Pokud byly vaše osobní údaje zpracovány protiprávně.
7.3.5. Vaše osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu České republiky nebo Evropské unie, které se na nás vztahuje. Nicméně i přesto některé osobní údaje budou zpracovávány dále, pokud jsou nezbytné pro:
7.3.6 Archivaci, vědecký či historických výzkum či statistiku.
7.3.7 Plnění právních povinností.
7.3.8 Prosazování, obhajobu nebo vykonávání našich právních nároků.
7.4. Právo na omezení zpracování
Můžete nás požádat, abychom omezili zpracování vašich osobních údajů, pokud dojde k některé z následujících situací:
7.4.1. Pokud jste popřeli přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, abychom mohli osobní údaje ověřit.
7.4.2. Jestliže je zpracování vašich osobních údajů protiprávní, ale odmítáte výmaz osobních údajů a místo něj požadujete omezení jejich použití.
7.4.3. Jestliže osobní údaje již nepotřebujeme pro účely zpracování, ale vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.
7.4.4. Pokud jste vznesli námitku proti zpracování vašich osobních údajů, dokud nebude ověřeno, zda naše oprávněné důvody převažují nad vašimi oprávněnými důvody.
7.5. Právo na přenositelnost údajů
Máte právo získat vaše automatizovaně zpracovávané osobní údaje, které byly poskytnuty zpracovateli, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a právo předat tyto údaje jinému zpracovateli, aniž bychom vám v tom bránili s tím, že tímto právem nesmí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.
7.6. Právo na odvolání souhlasu, podle kterého máte právo váš souhlas se zpracováním osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů, pro který byl souhlas udělen, kdykoliv odvolat.
7.7. Právo vznést námitku
podle kterého můžete kdykoliv vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů u zpracovatele pro účely přímého marketingu.
7.8. Uplatnění práv a právo podat stížnost
Svá práva můžete uplatnit na emailové adrese barbora@exclusiveholidays.cz
Máte právo podat stížnost u dozorového orgánu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.
8. Pokud navštívíte náš web
Pokud navštívíte náš web, do vašeho zařízení ukládáme a následně z něj čteme malé soubory cookies. Cookie je malý soubor písmen a čísel, který ukládáme ve vašem internetovém prohlížeči nebo pevném disku vašeho počítače. Některé cookies nám umožňují propojit vaše aktivity během prohlížení našich stránek od chvíle, kdy otevřete okno webového prohlížeče, do okamžiku, kdy jej zavřete. Ve chvíli, kdy zavřete okno internetového prohlížeče, se tyto cookies vymažou. Jiné zůstávají v zařízení po nastavenou dobu a aktivují se pokaždé, když navštívíte webovou stránku, která konkrétní cookie vytvořila.
Tyto cookies, resp. služba Google Analytics, kterou využíváme, nám pomáhá sledovat návštěvnost našich webových stránek a prohlížet si, z jakých měst na naše stránky nejčastěji chodíte, kolik let vám nejčastěji je a podobně. Díky těmto údajům pak můžeme přizpůsobovat např. naše nabídky na Facebook stránce Exclusive holidays nebo na našem Instagramu @exclusiveholidays.cz. Na další, sofistikovanější aktivity tohoto typu, se nezaměřujeme.
